Dukungan Informasi Untuk Berbagai Bidang Fungsional

DUKUNGAN INFORMASI UNTUK BERBAGAI BIDANG FUNGSIONAL

Dalam setiap organisasi bisnis selalu terdapat berbagai bidang fungsional yang dikelola untuk pencapaian tujuan, sasaran, strategi, rencana dan program kerja perusahaan. Bidang-bidang fungsional yang terdapat dalam suatu perusahaan diklasifikasikan menjadi dua kelompok utama yaitu bidang-bidang fungsional  yang bersifat tugas pokok  yang memberi kontribusi langsung kepada  keberhasilan perusahaan dalam mencapai tujuan dan sasarannya. Dan yang kedua ialah bidang-bidang fungsional yang menyelenggarakan berbagai fungsi penunjang. Yang tergolong pada kategori pertama adalah bidang produksi, bidang pemasaran, bidang promosi, dan bidang penjualan. Yang tergolong pada kategori kedua ialah bidang-bidang sumber daya manusia, keuangan, akuntansi,bidang penelitian dan pengembangan, bidang perkantoran, serta bidang hubungan dengan pelanggan. Dalm menjalankan fungsinya, setiap bidang tersebut memerlukan dukungan informasi, sehingga masing-masing bidang mampu menjalankan fungsinya dengan tingkat efisiensi, efektivitas, dan produktivitas yang tinggi.

JENIS-JENIS INFORMASI PENDUKUNG YANG DIBUTUHKAN

Dalam mengelola perusahaan, diperlukan berbagai jenis informasi guna mendukung proses pengambilan keputusan oleh manajer. Oleh karena itu, pengolahan informasi perlu dilakukan dengan baik sehingga informasi terkumpul, terolah dan tersimpan sehingga mudah ditelusuri apabila diperlukan pengolahan informasi harus memenuhi persyaratan kelengkapan, kemutakhiran, keandalan dan kepercayaan.

Jenis-jenis informasi yang dibutuhkan itu ialah:

1.        Informasi dibidang ekonomi

Termasuk dalam jenis ini antara lain adalah informasi tentang pertumbuhan tingkat ekonomi, penanaman modal baik asing maupun domestik, informasi tentang kondisi pasar bagi berbagai komoditi, informasi tentang pasar modal, informasi tentang arah industrialisasi yang akan ditempuh di masa depan dan informasi tentang prosedur ekspor dan impor.

2.        Informasi dibidang politik

Seperti yang menyangkut tentang sistem pemerintahan negara, kecenderungan- kecenderungan satu partai politik tertentu dalam perumusan kebijaksanaannya apabila memenagkan pemilu, struktur birokrasi pemerintah negara, sistem hukum dan perundang-undangan yang berlaku dan informasi lain yang sejenis yang ada kaitannya dalam bidang politik.

3.        Berkaitan erat dengan informasi dibidang politik

Dunia usaha juga perlu memiliki informasi tentang situasi keamanan dan ketertiban umum, termasuk kemungkinan terjadinya gangguan keamanan baik yang bentuknya berupa hambatan atau ancaman dari dalam ataupun luar. Kesemuanya itu penting terhadap ketenangan berusaha.

4.      Informasi tentang lingkungan

Informasi tentang sumber daya alam, kebijaksanaan pemerintah tentang pemanfaatannya, kebijaksanaan nasional dalam pelestarian lingkungan hidup termasuk kebijaksanaan tentang pencemaran air atau udara, kebijaksanaan daur ulang limbah industri, reboisasi, kebijaksanaan peruntukan berbagai jenis lahan.

5.      Informasi tentang pemasokan bahan mentah dan bahan baku untuk diolah menjadi produk tertentu. Apakah bahan baku itu relatif melimpah atau relatif langka, siapa yang menguasainya, terdapat dimana, kecenderungan pemasok bertindak vis a vis produsen produk tertentu seperti jaminan mutu, persyaratan pembelian, waktu penyerahan.

6.    Informasi tentang bentuk persaingan yang mungkin akan dihadapi.

Misalnya perkiraan tentang perilaku pesaing dalam memasarkan, mempromosikan dan menjual produknya apakah akan berpengaruh pada norma moral atau persaingan tidak sehat dengan menggunakan teknik yang disebut zero sum game.

7.      Informasi tentang target groups di masyarakat yang menjadi sasaran pemasaran, promosi, dan penjualan produk. Informasi yang dibutuhkan antara lain informasi tentang tingkat pendidikan, jenis pekerjaan, tingkat penghasilan, jenis kelamin, kelompok umur, status pernikahan, daerah domisili, muatan kultural  dalam pemenuhan kebutuhan (pandangan yang dominan tentang produk baru) misalnya apakah mudah tergiur pada produk yang sedang trendy, dsb.

8.      Meskipun sulit ditentukan, diperlukan pula informasi  tentang kriteria yang dapat digunakan sebagai benchmarks kepuasan konsumen karena kriteria tersebut akan memberikan gambaran apakah para konsumen gemar atau tidak mengajukan complaints atau tuntutan apabila mereka tidak puas dan merasa dirugikan oleh produsen tertentu.

9.      Informasi tentang infrastruktur fisik yang tersedia atau akan tersedia, termasuk jaringan jalan, sarana angkutan darat laut maupun udara, serta jaringan telekomunikasi untuk menjamin kelancaran kegiatan usaha.

10.  Informasi tentang tahap dan jenis teknologi yang sudah dikuasai dan dapat diterapkan, termasuk teknologi informasi.

PRODUKSI SEBAGAI BIDANG FUNGSIONAL

Tujuan dan berbagai sasaran perusahaan dalam arti pertubuhan, perkembangan, perolehan keuntungan, Return on Investment (ROI), Return on Equity (ROE), perebutan pangsa pasar yang lebih besar, dan sebagainya hanya mungkin tercapai apabila perusahaan menghasilkan produk berupa barang dan atau jasa yang diminati oleh pengguna, pelanggan, atau nasabah. Perusahaan dapat menempuh kebijaksanaan untuk menghasilkan hanya satu produk tunggal yang menjadi andalannya, akan tetapi dapat pula menempuh cara diversifikasi produk. Secara tradisional para pengguna, pelanggan, dan nasabah meminati produk perusahaan tertentu setelah mempertimbangkan banyak faktor, seperti mutu, harga, sistem pembayaran, jaminan penyampaian pesanan pada waktu yang telah disepakati bersama, jaminan produsen, dan pelayanan purnajual. Dengan perkataan lain, perusahaan harus mampu merebut dan mempertahankan kepercayaan konsumen lama sehingga mereka tetap “loyal” kepada produk perusahaan dan peminat baru pun bertambah. Hal-hal diatas disebut faktor-faktor tradisional karena dewasa ini timbul gejala baru dalam dunia bisnis yang sifatnya bahkan sudah mendunia, yaitu bahwa dalam proses produksi, manajemen, dituntut menghargai harkat dan martabat manusia di lingkungan perusahaan disamping adannya usaha sadar untuk memproduksikan barang atau jasa tertentu dengan tidak merusak lingkungan. Disamping itu, agar manajemen bidang produksi mampu menampilkan kinerja yang benar-benar mendukung tercapainya tujuan dan berbagai sasaran perusahaan, perlu memahami secara tepat “bisnis inti” (core business) dalam mana perusahaan bergerak.

Sudah barang tentu, di samping bisnis inti, tidak jarang perusahaan terutama yang besar seperti konglomerat bergerak pula dalam berbagai kegiatan bisnis yang lain.berbagai kegiatan tersebut harus pula dikenali dan diketahui dengan baik dan tepat oleh manajemen produksi karena mereka dituntut untuk menghasilkan produk untuk memuaskan kebutuhan dan keinginan para konsumen dalam berbagai bidang itu. Untuk menjalankan beberapa fungsi yang disebutkan di atas, manajemen produksi memerlukan berbagai informasi, bukan hanya dibidang satu bisnis yang ditekuni seperti suplai bahan mentah atau bahan baku, keadaan pasar, kondisi persaingan, produk apa yang sedang trendy, dan lain sebagainya, akan tetapi juga berbagai informasi lain seperti tingkat pendidikan masyarakat yang menjadi konsumen, penghasilannya, preferensinya, peraturan perundangan-undangan yang berkaitan dengan kegiatan bisnis, perkembangan tekonologi yang dapat dimanfaatkan, dan informasi yang sejenis.

  

PEMASARAN SEBAGAI BIDANG FUNGSIONAL

Dapat dikatakan bahwa tidak banyak produk yang “mampu menjual diri sendiri”, berarti di lingkungan suatu perusahaan terdapat fungsi pemasaran yang sasarannya antara lain ialah agar (a) para konsumen lama tetap “loyal” kepada produk tertentu dengan tetap membeli produk tersebut meskipun dipasaran terdapat produk lain yang sejenis yang dihasilkan oleh perusahaan lain, (b) para konsumen lama tidak “tergiur” oleh tersedianya produk substitusi dipasaran, (c) konsumen baru tertarik memiliki dan menggunakan produk tersebut, (d) perusahaan mampu mempertahankan pangsa pasar yang telah dikuasainya, (e) memperbesar pangsa besar, (f) mampu merebut segmen pasar tertentu, baik berdasarkan tingkat pendidikan, tingkat penghasilan, jenis kelamin, kelompok usia, maupun domisili konsumen.

Jadi, terlihat dengan jelas bahwa pemasaran sebagai salah satu bidang fungsional dalam perusahaan merupakan fungsi yang amat penting peranannya dalam upaya perusahaan meraih kemajuan, bukan hanya dalam bentuk tingkat keuntungan yang wajar, akan tetapi juga dalam arti pertumbuhan, perkembangan dan peningkatan kemampuan menghadapi persaingan dimasa yang akan datang.

Dewasa ini semakin disadari bahwa terdapat konsep pemasaran yang penerapannya diharapakan dapat meningkatkan penyelenggaraan fungsi pemasaran secara efektif dan efisien.

Halaman 49-51

Konsep pemasaran yang penerapannya diharapkan dapat meningkatkan peyeleggaraan fungsi pemasaran secara efisiensi dan efektif. Konsep tersebut pada dasarnya berkisar pada hal hal sebagai berikut:

1.      Para manajer pemasaran dan tenaga profesional yang terdapat didalamnya dituntut memiliki kemampuan untuk mengidentifikasikan kebutuhan pasar. Kemampuan ini mutlak perlu karena seperti di ketahui pasar bukanlah sesuatu yang bersifat statis, melaikan bergerak sangat diamis.

2.      Jika identifikasi kebutuhan pasar yang telah disinggung diatas dilakukan dengan tepat, langkah berikutnya ialah pengembangan kegiatan pemasaran.

3.      Konsep dan teori organisasi mutakir menekankan bahwa suatu organisasi merupakan suatu sistem yang utuh (total system) yang terdiri dari berbagai bagian atau komponen yang biasanya dikenal dengan istilah subsystem. Salah satu implikasi dari konsep tersebut ialah keharusan mengelola organisasi dengan pendekatan kesisteman.

4.      Telah diketahui bahwa sesuatu produk dihasilkan oleh suatu perusahaan dengan maksud agar produk tersebut lau dijual dipasaran, berarti produk tersebut bukan hanya harus dipersepsikan oleh para konsumen sebagai sesuatu yang dibutuhkan atau diinginkan dalam rangka pemuasan kebutuhan tertentu tidak hanya kebutuhan fisik akan tetapi juga kebutuhan lain seperti sosial, gengsi, status, dan lain sebagainya.

5.      Jika tujuan dikategorikan sebagai sesuatu yang sifatnya strategis dan mencakup organisasi sebagai keseluruhan, terdapat kategorisasi berbagai sasaran, misalnya sasaran berbagai bidang fungsional. Kesemuanya itu dioperasionalkan oleh para manajer tingkat rendah antara lain melalui berbagai kegiatan yang sifatnya teknis.

Tiga hal diatas penting karena dalam menjalankan berbagai fungsi dan kegiatannya, para manajer tidak lepas dari kendala meskipun sudah menentukan strategi yang tepat dan kebijaksanaan yang jitu. Manajer puncak harus selalu berorientasi kepada operasionalisasi berbagai strategi dan kebijaksanaan yang ditentukan dan dirumuskan. Misalnya, dilihat dari segi pemasaran, memilih strategi yang efektif bukanlah tugas yang mudah karena pasar pada umumnya bersifat dinamis. Dalam hal ini, harus ditekankan bahwa berbagai kendala yang mungkin dihadapi oleh manajer pemasaran sebagian merupakan faktor internal dan juga faktor eksternal.

Teori dan praktek pemasaran menunjukkan paling sedikit lima bentuk kendala. Pertama: Kebutuhan para konsumen tidak selalu mudah diidentifikasikan karena kebutuhan konsumen sering berubah yang disebabkan oleh beberapa faktor seperti jumlah penghasilan, tingkat pendidikan, tingkat kesejahteraan sosial, perubahan status, dsb. Kedua: kegiatan pemasaran memerlukan biaya yang banyak. Artinya, melalui koordinasi dengan bidang produksi dan keuangan, manajer bidang pemasaran perlu memiliki pengetahuan tentang berapa besar biaya yang digunakan jika dikaitkan dengan tingkat laba yang diharapkan. Ketiga: sulit untuk melakukan evaluasi dari berbagai kombinasi variabel-variabel pemasaran yang mungkin dihadapi. Maksud dari kombinasi berbagai variabel adalah rancangan produk, pola distribusi, saluran komunikasi dan konsumen, tindakan para pesaing yang memasarkan produk yang sejenis. Keempat: satu keputusan tentang kegiatan pemasaran bukanlah tindakan yang berdiri sendiri melainkan berkaitan dengan keputusan lain. Kelima: Strategi dan keputusan tentang pemasaran apa pun yang ditempuh dan diambil, para manajer dan tenaga profesional pemasaran tetap tidak mampu mengendalikan hasil yang dicapa karena berbagai faktor.

Hal-hal di atas menunjukkan bahwa manajer dan tenaga profesional bidang pemasaran memerlukan dukungan informasi yang kukuh dan andal karena hanya dengan demikianlah mereka dapat menjalankan fungsinya dengan tingkat efisiensi dan efektivitas yang tinggi.

Fungsi pemasaran harus dilakukan agar produk perusahaan diminati oleh konsumen. Untuk itu, tenaga pemasaran sebelum terjun ke lapangan harus dilakukan berbagai kegiatan. Kegiatan yang menonjol dan umum dilakukan adalah analisis situasi yang mencakup: (a) analisis pasar, (b) pengukuran pasar, (c) analisis profitabilita sdan produktivitas.

PROMOSI SEBAGAI BIDANG FUNGSIONAL

Sering bahwa aspek promosi dan penjualan dibahas sebagai komponen integral dari fungsi pemasaran. Bukti efektif pelaksanaan fungsi pemasaran adalah timbulnya minat, niat, atau hasrat para konsumen untuk membeli produk yang dipasarkan. Memang tidak ada “rumus” pasti yang dapat digunakan untuk menentukan apakah pemasaran dan promosi dilembagakan secara terpisah atau digabung. Manajemen harus menentukan alternatif yang dipandang paling tepat bagi perusahaan.

Apapun alternatif yang dipilih oleh manajemen, yang penting disadari adalah bahwa secara konseptual kegiatan promosi dapat dan perlu dipahami dengan tepat. Minat dan niat para konsumen perlu ditumbuhkan, dikembangkan, dan dipelihara. Praktek promosi yang umum adalah dengan berkisar pada periklanan. Program periklanan yang efektif adalah program yang menggugah naluri anak kecil yang terpendam dalam diri konsumen. Periklanan mengandung komponen komunikasi, yaitu adanya (a) sumber, (b) pesan yang ingin disampaikan, (c) media yang digunakan untuk menyampaikan pesan, dan (d) tanggapan dari penerima pesan atas pesan yang disampaikan.

Mudah untuk memahami bahwa dalam kegiatan promosi dalam bentuk periklanan sebagai proses komunikasi, sumber adalah perusahaan yang menghasilkan produk tertentu, baik berupa barang dan/atau jasa. Pesan yang ingin disampaikan mengandung berbagai elemen, seperti: (a) bahwa produk yang ingin dipromosikan merupakan sesuatu yang wajar atau pantas dimiliki oleh konsumen karena produk tersebut mampu memenuhi sebagian kebutuhan dan keinginan konsumen tersebut, (b) bahwa para konsumen mengambil keputusan tepat jika membeli, memiliki dan menggunakan produk yang dipromosikan, ketimbang produk lain, (c) bahwa produsen mempertaruhkan reputasinya dalam menjamin mutu produk yang dipromosikan, (d) bahwa harga yang ditawarkan bersaing, (e) bahwa persyaratan pembayaran yang dapat dinegosiasikan sehingga menguntungkan kedua belah pihak, dan (f) jaminan lain oleh produsen yang merangsang minat konsumen yang menjadi sasaran penyampaian pesan.

Sasaran yang ingin dicapai dalam program periklanan;

1.      Memberikan informasi yang lengkap kepada konsumen atau calon konsumen tentang prodag yang di hasilkan dalam perusahaaan yang menghasilkasnya sehingga kesadaran mreka tentang prodag yang dipasarkan meningkat danpengetahuan mereka tentang perusahaan yang menghasilkanya semakin cepat.

2.      Mengingatkan konsumen bahwa terdapat produk yang diinginkan dan di butuhkan di pasaran yang di hasilkan oleh perusahaan tertentu.

3.      Mengubah sikap konsumen atas produk lain yang selama ini digunakanya.

4.      Mempengaruhi sikap konsumen baik yang lama maupun yang baru sehingga timbul niat membeli, memiliki, dan menggunakan produk tersebut.

5.      Menumbuhkan kemauan kuat untuk membeli, memiliki dan menggunakan produk yang diiklankan sehinga konsumen bersedia menggeluarkan biyaya untuk itu.

8 Unsur Periklanan:

a.       Kaitanya dengan strategi pemasaran,

b.      Sasaran Periklanan

c.       Anggaran yang tersedia,

d.      Rancangan bentuk, jenis dan isi pesan yang ingin di sampaikan,

e.       Pemilihan medi/instrument yang dipandang paling efektif,

f.       Pelaksanaan dalam arti pemasangan iklan,

g.      Evaluasi keseluruhan kegiatan periklanan,

h.      Melakukan atas satu atau beberapa elmen yang di sebut muka,

PENJUALAN SEBAGAI BIDANG FUNGSIONAL

Salah satu tolak ukur keberhasilan program pemasaran, promosi dan periklanan adalah apabila konsumen memberikan tanggapan atau reaksi positif terhadap upaya promosi tersebut dalam bentuk ketersediaan mengeluarkan uang untuk membeli produk yang bersangkutan untuk memenuhi sebaian kebutuhan atau keinginanya.

Berbagai factor yang perlu dipertimbangkan dalam pembentukan wadah bidang  fungsional, antara lain: besar kecinya perusahaan, alternative yang dipilih untuk kegiatan penjualan, jenis pasar dimana produk dijual, sifat geografis para pembeli.

Keberadaan Winaraga sangat penting karena:

a.       Mereka berperan sebagai sumber informasi tentang produk yang akan dijual;

b.      Mereka yang paling menggetahui potensi penjualan;

c.       Merekalah yang memahami bentuk dan sifat tanggapan pembeli dan calon pembeli terhadap produk yang telah dipromosikan;

d.      Merekalah yang menjelaskan perubahan harga jual terhadap berbagai pikah jika ada perubahan; dan

e.       Mengetahui kebijakan dan tindakan pesaing.

Winaraga bertugas untuk menindaklanjuti kegiatan pemasaran dan promosi yang telah dilakukan oleh perusahaan antara lain dalam bentuk:

a.       Pemberian informasi kepada pembeli/ calon pembeli tentang produk yang akan dijual;

b.      Menjawab berbagai pertanyaan pembeli mengenai produk;

c.       Memberikan bantuan yang diperlukan oleh distributor, agen dan pengecer sedemikian rupa sehingga mereka punya keingginan yang bersar untuk berperan sebagai mitra kerja perusahaan; dan

d.      Melanjutkan kegiatan promossi dalam bentuk peragaan serta memberikan penjelasan tentang kesiapan perusahaan memenuhi permintaan pembeli.

Menejer penjualan dan tenaga professional dibawahnya perlu memerlukan program penjualan yang pada dasarnya berkisar pada:

a.       Merumuskan dan menentukan sasaran penjualan sebagai tindaklanjut pelaksanaan strategi pemasaran dan promosi yang telah dijalankan sebelumnaya;

b.      Menganalisis dan mengenali dengan tepat tekhnik penjualan yang paling tepat;

c.       Jaminan tersedianya tenaga wiraniaga yang bukan hanya mengenal produk yang dijualnya dengan baik, akan tetapi bahkan mencintai produk tersebut;

d.      Penyusunan anggaran penjualan; dan

e.       Penilaian pelaksanaan program penjualan.

MANAJEMEN LOGISTIK SEBAGAI BIDANG FUNGSIONAL

Salah satu bidang yang  memerlukan penanganan yang  tepat dalam  keseluruhan manajemen bisnis ialah manajemen logistik. Logistik adalah keseluruhan bahan, barang, alat, dan sarana yang diperlukan dan digunakan oleh suatu organisasi dalam  rangka pencapaian tujuan dan berbagai sasarannya. Logistik diperlukan untuk memperlancar jalannya pelaksanaan berbagai bidang fungsional lainnya, baik yang sifatnya tugas pokok maupun yang bersifat penunjang. Logistik harus dikelola dengan baik dapat dilihat dari ‘’ arus masuk’’ dan arus keluar’’. Arus masuk adalah segala jenis bahan, barang, alat, dan sarana yang bersumber dari luar perusahaan, seperti bahan mentah dan bahan baku yang kemudian diolah menjadi barang jadi oleh perusahaan untuk kemudian dijual dipasar.  Arus keluar adalah produk yang dihasilkan oleh perusahaan untuk disalurkan kepada berbagai pihak ,seperti distributor, agen, dan pengecer.

Proses Manajemen Logistik

Proses manajemen logistic terdiri dari langkah-langkah pengadaan, penyimpanan, distribusi, penggunaan, pemeliharaan, dan penghapusan. Beberapa langkah- langkah tersebut, yaitu:

1.      Mengenai pengadaan, terdapat 3 cara yang biasa tempuh dalam pengadaan logistik,  yaitu membeli, menyewa, atau membuat sendiri. Langkah yang paling ditempuh adalah cara membeli, bahwa pembelian merupakan kegiatan yang mutlak perlu mendapatkan perhatian karena bahan, barang, alat atau sarana yang dibeli  harus memenuhi berbagai persyaratan seperti: kesesuaian dengan kebutuhan prusahaan, mutu yang tepat, harga yang paling menguntungkan perusahaan, jaminan kontinuitas suplai dan hal-hal lain sejenis sehingga bahan, barang, alat, dan sarana yang diperlukan tersedia pada waktu yang tepat, dalam jumlah yang tepat, serta  dengan mutu yang tepat.

2.      Penyimpanan. Pentingnya penyimpanan yang baik terlihat pada dua sisi. Satu sisi ialah bahwa berbagai inventaris yang dimiliki oleh perusahaan terlepas dari cara pengadaan yang ditempuh, belum tentu langsung digunakan. Bahan mentah atau bahan baku yang akan diolah lebih lanjut menjadi suatu produk.

3.      Distribusi. Cepat atau lambat, inventaris tertentu akan digunakan oleh berbagai pihak dalam perusahaan dalam rangka pelaksanaan berbagai aktivitasnya dan produk tertentu disalurkan.

Halaman 61-63

4.      Penggunaan. Sorotan perhatian pada penggunaan tertuju pada inventaris perusahaan yang digunakan secara internal, baik dalam arti proses pengolahan bahan mentah dan bahan baku menjadi produk tertentu, maupun dalam arti sarana dan prasarana kerja yang digunakan dalam rangka menjalankan roda perusahaan, termasuk mesin-mesin, alat-alat kantor, serta peralatan lainnya.

5.      Pemeliharaan. Sarana dan prasarana memerlukan pemeliharaan yang sangat cermat karena ada sarana atau prasarana kerja yang hanya bermanfaat sekali pakai setelah itu tidak dapat digunakan lagi dan ada pula yang dapat digunakan berkali-kali. Agar dapat digunakan secara produktif  dan untuk jangka waktu yang lama maka pemakai harus mengikuti petunjuk operasional yang biasanya terdapat dalam brosur produk. Dengan demikian seorang manajer logistik dituntut memahami segi-segi teknis dari sarana dan prasara kerja yang diperlukan oleh organisasi.

6.      Penghapusan. Kebijaksanaan tentang penghapusan merupakan keputusan manajemen tingkat tinggi karena sifatnya yang multifaset atau multidimensi seperti dimensi produksi, dimensi pembelian, dan dalam banyak hal, dimensi teknologi. Seorang manajer logistik harus mampu memahami berbagai dimensi kebijaksanaan penghapusan tersebut dengan tepat sehingga dapat menentukan sarana dan prasarana apa saja yang sudah tiba waktunya untuk dihapus dan bagaiman acara penghapusannya. Serta harus mampu menjamin bahwa kegiatan organisasi tidak terganggu akibat kebijaksanaan penghapusan tersebut.

Manajemen logistik sebagai salah satu komponen tim manajemen dalam perusahaan
harus terlibat dalam suatu siklus bidang manajemen yang menjadi tanggung jawabnya karena
hanya dengan demikianlah kontinuitas kegiatan organisasi dapat berjalan.

MANAJEMEN SUMBER DAYA MANUSIA SEBAGAI BIDANG FUNGSIONAL

Sumber daya manusia merupakan sumber daya (resource) yang paling strategis yang dimiliki oleh suatu organisasi. Tapi ungkapan demikian tidak mengabaikan pentingnya source yang lain, seperti uang, mesin, metode kerja, bahan baku, sumber energi, waktu, informasi, dan pasar. Manusia merupakan unsur terpenting dalam kehidupan suatu organisasi. Betapapun besarnya kemampuan organisasi menyediakan, menguasai, dan memiliki berbagai sarana dan prasarana serta betapapun tingginya kemahiran kelompok manajerial merumuskan dan memilih strategi untuk ditempuh pada akhirnya tolak ukur keberhasilan organisasi ditentukan oleh manusia yang bekerja di dalamnya.

Satuan kerja yang mengelola sumber daya manusia memainkan peranan pendukung dengan maksud agar semua satuan kerja, komponen dan bidang fungsional yang terdapat dalam perusahaan mampu mencapai unjuk kerja yang setinggi mungkin dalam rangka pencapaian tujuan dan berbagai sasaran organisasi sejalan dengan filsafat manajemen, budaya, dan strategi organisasi yang telah ditetapkan sebelumnya.

Singkatanya peranan pendukung yang dilakukan oleh manajemen sumber daya manusia berarti menyelenggarakan berbagai fungsi manajemen sumber daya manusia demi peningkatan efisiensi, efektivitas, dan produktivitas organisasi sebagai keseluruhan.

Fungsi fungsi manajemen sumber daya manusia

            Manajemen sumber daya manusia sebagai bidang fungsional dalam suatu organisasi menjalankan berbagai fungsinya atas dasar postulat yang sangat mendasar  sifatnya. Postulat pertama ialah bahwa pekerja adalah makhluk yang mempunyai harkat dan martabat yang harus diakui dan dihargai oleh orang atau pihak lain. Postulat kedua ialah bahwa bekerja dipandang tidak hanya sekedar sebagai upaya mencari nafkah bagi diri sendiri dan bagi orang lain yang menjadi tanggungan pekerja, akan tetapi sebagai perwujudan keinginannya untuk mengangkat harkat dan martabatnya. Postulat ketiga ialah bahwa bekerja merupakan upaya pemenuhan berbagai kebutuhan insani, tidak hanya dalam bentuk kebutuhan fisik yang pada umumnya bersifat materiil, akan tetapi juga berbagai kebutuhan lain yang sifatnya non fisik atau non materiil, termasuk kebutuhan social, kebutuhan emosional, pengakuan status, kebutuhan mental, kebutuhan intelektual, dan bahkan kebutuhan spiritual. Postulat keempat ialah bahwa karena harkat dan martabatnya sebagai manusia terhormat dengan berbagai predikatnya seperti makhluk politik, makhluk ekonomi, dan makhluk social, gaya manajerial yang tepat digunakan adalah gaya yang mencerminkan pengakuan manajemen atas predikat tersebut. Postulat kelima ialah bahwa setiap orang memiliki kepribadian yang khas dan oleh sebab itu harus diperlakukan bukan hanya secara manusiawi ditempatnya bekerja akan tetapi juga memperhitungkan perbedaan-perbedaan yang terdapat dalam diri mereka, termasuk perbedaan yang bersifat idiosinkratik.

Dari berbagai postulat tersebut terbentuklah dasar penyelenggaraan berbagai fungsi manajemen sumber daya manusia yang terdiri dari antara lain: penciptaan dan pemeliharaan system informasi sumber daya manusia yang andal, perencanaan ketenagakerjaan, rekrutmen, seleksi, orientasi dan penempatan, pemberian imbalan, perencanaan dan pengembangan karier, pendidikan dan pelatihan, penilaian kinerja, perlindungan dan pemeliharaan, kesehatan dan keselamatan kerja, pemeliharaan hubungan dengan para karyawam, pemutusan hubungan kerja dan pemensiunan, serta pemeliharaan hubungan industrial dengan serikat pekerja.

System Informasi Sumber Daya Manusia. Efektif tidaknya penyelenggaraan berbagai fungsi yang menjadi tanggung jawab manajemen sumber daya manusia yang andal serta yang dipelihara secara cermat sehingga mencerminkan kemutakhiran, akurasi dan kelengkapannya.

Sekilas tentang Perencanaan Ketenagakerjaan. Perencanaan tenaga kerja dalam suatu organisasi mempertimbangkan permintaan dan penawaran tenaga kerja.

Perihal Rekruitmen. Melakukan fungsi rekruitmen berarti mempelajari dan memanfaatkan berbagai bentuk penawaran tenaga kerja. Manajemen sumber daya manusia menggarap berbagai sumber tenaga kerja baru yang dibutuhkannya.

Proses Seleksi. Yakni hasil kegiatan rekruitmen ialah masuknya surat-surat lamaran dari para pencari kerja.

Orientasi dan Penempatan. Orientasi merupakan proses sosialisasi yang secara terencana dan programatis dilakukan oleh perusahaan bagi para karyawan. Orientasi perlu dilakukan bukan saja bagi para karyawan baru, akan tetapi juga bagi para karyawan lama yang mendapat promosi dan yang mendapat penugasan baru karena alih wilayah atau alih tugas.

Manajemen Sistem Imbalan. Imbalan ialah segala sesuatu yang diterima oleh karyawan dari organisasi sebagai “balas jasa” atas pengarahan tenaga, pengetahuan, keterampilan, dan waktu sebagai bukti pemenuhan kewajiban yang bersangkutan kepada organisasi. Suatu system imbalan dapat dikatakan tepat atau efektif apabila didasarkan kepada empat prinsip, yaitu keadilan, kewajaran, kesetaraan dan kemampuan.

Menyatakan prinsip organisasi  manajemen memang mudah, akan tetapi penerapannya sulit karena tidak adanya kriteria yang pasti dan kriteria yang sering dilihat dari kacamata yang subjebtik.Prinsip Kesetaraan juga angat penting dalam menentukan kebijaksanaan tentang sistem imbalan yang diberlakukan dalam organisasi, manajemen perlu memperoleh informasi dari berbagai sumber seperti pasaran kerja, asosiasi perusahaan sejenis dan organisasi profesi dll. Empat prinsip sistem imbalan :

a.       Mempunyai daya tarik bagi para tenaga kerja baru untuk bekerja di organisasi

b.      Mampu mempertahankan tenaga kerja yang baik untuk tetap bekerja di organisasi

c.       Menghilangkan atau paling sedikit mengurangi niat karyawan untuk berhenti atau pindah ke organisasi lain.

d.      Menjamin kepuasan kerja yang tinngi

Dengan menngunakan pendekatan tradisional dan non tradisional, sistem imbalan merupakan berbagai bentuk penghargaan manajemen terhadap karyawan baik karena massa kerjanya, beban tanggung jawabnya, jumlah tanggungannya, biaya hidup didomilisinya dll. Sistem imbalan ini dikenal dengan “pendekatan kafetaria” dan pendekatan tersebut makin populer karena dua pertimbangan utama yaitu :

a.       Komponen sistem imbalan tersebut terdiri dari dua unsur, yaitu :

-          Imbalan yang bersifat Intrinsik adalah penghargaan yang diberikan oleh organisasi atas tindakan, sikap dan perilaku tertentu yang berakibat pada peningkatan kontribusi karyawan yang bersangkutan kepada pencapaian tujuan dan sasaran organisasi.

-          Imbalan yang bersifat Ekstrinsik adalah berbagai bentuk imbalan yang diberikan dengan dua kategori yaitu yang tradisional dan non tradisional.

b.      Sistem imbalan dengan pendekatan kafetaria mempertimbangkan dengan sungguh-sungguh perbedaan-perbedaan dalam tingkat, bentuk dan jenis kebutuhan para karyawan. Salah daya tarik kuat dari sistem imbalan dengan pendekatan kafetaria ini adalah bahwa sistem tersebut mempertimbangkan kenyataan bahwa tidak ada dua karyawan yang tingkat, bentuk dan jenis kebutuhannya persis sama.

Perencanaan dan pengembangan karier karyawan  merupakan salah satu fungsi manajemen sumber daya manusia yang penting dan perlu ditekankanbahwa perencanaan dan pengembangan karier merupakan urusan dari tiga pihak yaitu karyawan, atasannya dan satuan kerja.

Pendidikan dan Pelatihan. Satu kebenaran ilmiah yang sudah diterima di kalangan ilmuwan dan para praktisi, bisa serta merta tidak berlaku lagi karena temuan baru mengatakan bahwa teori yang selama ini diterima sudah tidak berlaku lagi. Pengetahuan seseorang mudah kadaluwarsa.

Satu jenis ketrampilan yang selama ini dipandang sudah memadai karena dapat memenuhi tuntutan tugas, menjadi “ketinggalan jaman” karena tugas baru menuntut ketrampilan baru.

Lima alasan mengapa program pendidikan dan pelatihan diperlukan :

1.    Terlihat gejala menurunnya produktivitas karyawan,

2.    Karyawan melakukan banyak kesalahan dalam tugasnya,

3.    Terlihat gejala motivasi karyawan rendah,

4.    Semangat kerja menurun,

5.    Manajemen puncak menentukan strategi baru.

Program pendidikan atau pelatihan harus bersifat taylor-made, artinya suatu program pendidikan atau pelatihan harus dirancang sedeikian rupa sehingga salah satu gejala problematik diatas bisa teratasi.

Langkah-langkah yang ditempuh dalam agar pesertanya mampu menghadapi permasalahan tersebut adalah :

1.      Analisis kebutuhan

2.      Penentuan materi pendidikan dan pelatihan

3.      Seleksi peserta

4.      Seleksi tenaga pengajar

5.      Pemilihan metode dan teknik-teknik proses belajar-mengajar

6.      Penyelenggaraan yang tertib dan teratur

7.      Penilaian

Suatu program pelatihan dikatakan efektif apabila :

1.      Salah satu penyebab bisa teratasi

2.      Terjadi perubahan efektif permanen dalam diri peserta, pengguna tenaga kerja yang telah menyelesaikan program tertentu dan dalam organisasi sebagai keseluruhan

Penilaian Kinerja. Penilaian kinerja secara berkala adalah salah satu tugas yang harus dilakukan oleh seorang manajer dan tenaga profesional dalam manajemen sumber daya manusia.

Pendekatan yang tepat dalam melakukan kinerja adalah pendekatan suportif, dimaksudkan untuk membantu para karyawan meningkatkan kinerjanya melalui pembinaan, bimbingan dan nasehat, bukan pendekatan punitif.

Para penilai harus memiliki kemampuan yang tinggi untuk menggunakan teknik-teknik penilaian kinerja, baik untuk mengukur kinerja karyawan di masa lalu maupun kepentingan di masa depan.