SISTEM INFORMASI SEBAGAI PENDUKUNG PROSES MANAJEMEN

BAB II

SISTEM INFORMASI SEBAGAI PENDUKUNG PROSES MANAJEMEN

TIGA KATEGORI PERANAN MANAJEMEN

1.      Peranan yang Bersifat “Interpersonal”

Peranan yang bersifat interpersonal antara lain dimaksudkan untuk menumbuhsuburkan iklim solidaritas dan kebersamaan dalam organisasi. Peranan ini sering menampakkan dirinya dalam tiga bentuk utama, yaitu: pertama peranan yang bersifat simbolis. Contohnya antara lain ialah keterlibatan langsung dalam perayaan hari-hari besar nasional, perayaan ulangtahun organisasi, dan lain-lain. Kedua, peranan selaku pimpinan. Jelas bahwa kemampuan memimpin yang efektif akan turut menentukan keberhasilan atau kegagalan organisasi karenadengan kepemimpinan itulah orang lain dibina, diarahkan, dan diberi motivasi yang tepat. Ketiga, peranan sebagai penghubung, terutama dalam arti eksternal yaitu peranan selaku wakil organisasi dalam menghadapi berbagai pihak diluar organisasi yang mempunyai kemitraan atau hubungan kerja dengan organisasi yang bersangkutan.

2.      Peranan yang bersifat “Informasional”

Yang di maksud dengan peranan ini ialah bahwa dalam kedudukannya selaku unsur pemimpin dalam organisasi, manajemen menjadi pemantau arus informasi dalam organisasi disamping peranan selaku penerima dan pembagi informasi. Yang disebut terakhir ini termasuk peranan selaku juru bicara organisasi. Sebagai pemantau arus informasi, manajemen berupaya untuk menjamin bahwa informasi yang diterima segera sampai kepada satuan kerja yang memerlukannya dan sebaliknya arus informasi keluar berjalan lancar dalam arti diterima oleh pihak luar yang memerlukannya dalam waktu yang sesingkat mungkin.

Melimpahnya informasi yang diterima oleh manajemen dapat menimbulkan masalah paling sedikit dalam dua bentuk, yaitu :

a.       Bahwa tidak sedikit waktu dan tenaga manajemen yang digunakan untuk menyeleksi informasi apa saja yang betul-betul dibutuhkannya yang berarti mengurangi waktu yang tersedia untuk menyelenggarakan berbagai kegiatan yang lebih strategis sifatnya.

b.      Tidak adanya jaminan bahwa informasi yang diterima itu bermutu tinggi karena, seperti dimaklumi, dalam dunia informasi dewasa ini dikenal dengan akronim GIGO yang merupakan singkatan dari ungkapan Garbage in, Garbage out.

Pada hal yang diperlukan oleh manajemen adalah informasi yang relevan, mutakhir, lengkap, dan andal serta tersimpan sedemikian rupa sehingga mudah ditelusuri oleh manajemen apabila diperlukan.

3.      Peranan selaku Pengambil Keputusan

Manajemen memiliki wewenang untuk bertindak selaku :

a.       Wirausahawan

b.      Peredam ketidaktenangan

c.       Penentu alokasi sarana, prasarana, sumber daya manusia dan dan, serta

d.      Selaku perunding

Wirausahawan yang dimaksud ialah bahwa merekalah yang paling bertanggung jawab untuk mengamati situasi internal dan lingkungan sedemikian rupa sehingga jika peluang baru timbul untuk melakukan kegiatan tertentu dalam rangka peningkatan kemampuan organisasi mencapai tujuan dan sasarannya. Peluang tersebut dapat dimanfaatkan dengan segera  dan dengan semaksimal mungkin.

PROSES MANAJERIAL

        Organisasi apapun yang dikelola, manajemen selalu terlibat dalam serangkaian proses manajerial yang pada intinya berkisar pada: (a) penentuan tujan dan sasaran, (b) permusan strategi, (c) perencanaan, (d) penentuan program kerja, (e) pengorganisasian, (f) penggerakan sumber daya manusia, (g) pemantauan kegiatan oprasional, (h) pengawasan, (i) penilaian, serta (j) penciptaan dan penggunaan sistem umpan balik. Masing-masing tahap dalam proses tersebut pasti memerlukan berbagai jenis informasi seperti:

1.      Penentuan Tujuan

Dapat dinyatakan secara aksiomatis bahwa suatu organisasi dibentuk dan dikelola untuk mencapai suatu tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya. Pertama: Tujuan organisasi biasana ditentukan oleh pendiri organisasi tersebut dan seluruh kegiatan yang diselenggarakan kemudian diarahkan kepada pencapaian tujuan tersebut. Kedua: semua anggota organisasi diharapakan ma menerima tujuan tersebt sebagai sesuatu yang layak dan pantas ntuk dicapai terlepas dari latar belakang, preferensi pribadi, dan motivasi para anggota tersebut. Ketiga: Tujuan dipandang sebagai sesuatu yang menjadi “bintang penuntun” dan sekaligus sebagai “Titik kulminasi” seluruh kegiatan organisasi yang antara lain berarti bahwa apa pun yang tejadi kemudian dalam organisasi harus berkaitan langsung dengan tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. Tujuan akhir dari sebuah organisasi memiliki empat ciri, yaitu: (a) jangkauan waktunya jauh ke depan dan bahkan biasanya tidak dinyatakan secara tegas kapan tujuan tersebut akan dicapai, melainkan “diupayakan akan tercapai satu kali kelak”, (b) tujuan merupakan sesuatu kondisi ideal yang diharapkan akan terwujud, (c) tujuan dinyatakan secara kualitatif, dan (d) sifat tujuan akhir tersebut tidak dimungkinkan untuk dirumuskan secara konkret melainkan abstrak.

2.      Pentahapan Pencapaian Tujuan

Ciri-ciri tujuan akhir yaitu :

1.   Kurun waktu pencapaiannya ditentukan seperti misalnya lima tahun

2.   Tidak lagi idealistik melainkan didasarkan pada pemikiran pragmatisme dalam arti bahwa sasaran tersebut diyakini memang mungkin dicapai.

3.   Dinyatakan kuantitatif sepanjang hal itu mungkin dilakukan

4.   Sasaran merupakan target yang konkret

              Dengan tetap menyadari bahwa betapapun cermatnya perkiraan tentang masa depan yang akan dihadapi selalu terdapat faktor ketidakpastian. Oleh karena itu, maksimal yang dapat dilakukan ialah minimalisasi risiko yang harus dihadapi . Untuk itu biasanya diperlukan berbagai informasi untuk dijadikan instrumen pendukung pengambilan keputusan.

3.      Perumusan Strategi

Untuk organisasi yang besar diperlukan stratifikasi strategi sebagai berikut :

1.   Strategi akbar yang berlaku bagi seluruh organisasi

2.   Strategi induk bagi satuan-satuan usaha di dalamnya

3.   Strategi dasar bagi berbagai bidang fungsional dalam organisasi

4.   Strategi operasional bagi satuan-satuan kerja yang bertanggung jawab untuk menyelenggarakan kegiatan yang sifatnya teknis dan operasional

Salah satu instrumen ilmiah yang umum digunakan dalam menentukan dan menetapkan strategi organisasi adalah analisis SWOT. SWOT merupakan akronim dari kata strengths (kekuatan), weaknesses (kelemahan), opportunities (peluang), dan threats (ancaman). Agar suatu organisasi meraih keberhasilan, manajemen mutlak perlu mengenali faktor-faktor kekuatan organisasi, kelemahannya, peluang yang mungkin timbul dan ancaman yang harus dihadapi.

4.      Fungsi Perencanaan

Perencanaan dapat definisikan sebagai “ pengambilan keputusan sekrang tentang hal-hal yang akan dilakukan dalam satu kurun waktu tertentu di masa depan”. Dilihat dari sudut jangkauan waktunya, perencanaan dapat bersifat jangka panajang misalnya sepuluh tahun, jangka sedang misalnya lima tahun, dan jangka pendek misalnya satu tahun atau bahkan mungkin lebih singkat lagi. Sangat penting untuk disadari bahwa “muatan” resiko dan ketidakpastian makin besar dalam perencanaan jangka panjang dan relatif makin kecil jika rencana bersifat jangka sedang, apalagi jangka pendek.

5.      Penyusunan Program Kerja

Merupakan perencanaan jangka pendek. Penyusunan program kerja merupakan rincian yang sistematis dari rencana jangka sedang atau menengah.

6.      Fungsi Pengorganisasian

Organisasi dapat didefinisikan sebagai sekelompok orang yang terikat secara formal dan hierarkis serta bekerjasama untuk mencapai tujuan tertentu yang telah ditetapkan sebelumnya. 5 implikasi informasional :

·      Organisasi sebagai wadah

Artinya dimana sekelompok orang bergabung dan menempati kotak-kotak tertentu  untuk melakukan berbagai kegiatan yang menjadi tanggung jawabnya. Hubungan kerja yang sifatnya hierarkikal yang tercermin dalam hubungan formal anata atasan dan bawahan sangat menonjol.

·      Organisasi sebagai proses interaksi

Teori organisasi yang mutakhir sangat menekankan pentingnya melihat organisasi sebagai suatu proses interaksi, interdependensi, dan interrelasi antara berbagai komponen yang terdapat dalam organisasi tersebut. Alasan yang sangat mendasar ialah mutlak perlunya diterapkan pendekatan kesisteman dalam menajalan roda organisasi.

7.      Penggerakan Sumber Daya Manusia

Kiranya dapat dinyatakan secara aksiomatik bahwa fungsi penggerakan sumber daya manusia merupakan fungsi yang termat penting dan sekaligus yang paling sulit. Paling sulit karena manusia merupak makhluk yang sangat rumit yang belum sepenuhnya dipahami baik oleh para teoritis maupun oleh para praktisi.

8.      Penyelenggaraan Kegiatan Operasional

Jika definisi klasik tentang manajemen disimak dengan cermat, akan terlihat paling sedikit empat elemen yang sangat penting. Pertama: manajemen mengandung berbagai kiat yang sifatnya situasional. Artinya, meskipun benar terdapat prinsip-prinsip manajemen yang bersifat universal, penerapannya harus selalu memperhitungkan factor situasi, kondisi, ruang dan waktu. Kedua : manajemen berorientasi pada hasil optimal untuk tidak mengatakan hasil yang maksimal. Ketiga : kelompok orang yang menduduki berbagai jabatan manajerial hanya akan memperoleh hasil kerja dengan dan melalui orang lain yang menjadi bawahan mereka yang tanggungjawab utamanya adalah menyelenggarakan kegiatan operasional. Keempat : Sampai tingkat yang paling bawah sekalipun, seluruh kegiatan operasional harus secara langsung tertuju pada dan mendukung pencapaian tujuan dan sasaran organisasi berdasarkan strategi yang telah diterapkan sebelumnya

9.      Pengawasan Sebagai Komponen Proses Manajerial

Pengawasan diperlukan karena dua pertimbangan umum. Pertama : Dalam menyelenggarakan seluruh kegiatan operasional, para ang gota organisasi tidak luput dari berbagai kelemahan dan kekurangan, bahkan juga mungkin kekhilafan dan kesalahan. Kedua : Tuntutan efisiensi, efektivitas, dan produktifitas tidak mempengaruhi karena mungkin ada anggota yang menampilkan perilaku yang negative dengan berbagai alasan penyebabnya.

10.  Penilaian Sebagai Komponen Proses Manajerial

Merupakan upaya pembandingan antara hasil yang nyata dicapai setelah satu tahap tertentu selesai dikerjakan dengan hasil yang seharusnya dicapai untuk tahap tersebut. Menunjukkan beberapa hal :

1.      Penilaian berbeda dengan pengawasan

2.      Penilaian menghasilkan informasi tentang teat tidaknya komponen dalam proses manajerial.

3.      Hasil penilaian menggambarkan apakah hasil yang dicapai sama dengan sasaran yang telah ditentukan

4.      Informasi yang diperoleh harus dikaji ulang (dapat diperoleh melalui wawancara, kuisioner, dll)

11.  Pentingnya Umpan Balik

Umpan balik merupakan bahan masukan yang sangat penting dalam menentukan arah dan langkah yang akan di tempuh di masa depan baik dalam peningkatan efisiensi, efektifitas,dan produktivitas kerja tanpa perubahan komponen proses manajerial, maupun melakukan perubahan kebijaksanaan ,strategi ,struktur ,system imbalan,budaya organisasi, dan pemanfaatan teknolg. Singkatnya umpan balik sangat diperlukan sebagai bahan untuk menjadikan organisasi semakin tangguh mencapai tujuan dan berbagai sasarannya .

Dari pembahasan di atas kiranya terlihat dengan jelas bahwa agar manajemen suatu organisasi semakin mampu berperan dengan tingkat efektivitas yang tinggi, dukungan informasi yang mutakhir,lengkap, akurat, dapat di percaya diproses dengan baik serta tersimpan sedemikian rupa sehingga mudah di telusuri apabila tiba waktunya untuk digunakan merupakan suatu hal yang mutlak diperlukan

Harus pula di catat bahwa dengan dukungan informasi demikian pun , masih diperlukan informasi yang mendukung pelaksanaan berbagai kegiatan bidang fungsional dalam organisasi .hal inilah yang dibahas dalam bab berikut