Resume Sistem Informasi Manajemen Bab 1

Pendahuluan

Sering terdengar ungkapan bahwa dunia dewasa ini berada dalam era informasi. Dan masyarakat modern dikenal sebagai masyarakat informasional. Salah satu “produk” perkembangan tersebut ialah tumbuhnya disiplin ilmiah baru yang kini dikenal dengan istilah “Informatika”. Meskipun benar bahwa sebagai disiplin ilmiah “Informatika” masih relatif baru, karena mulai berkembang pada dekade tujuh puluhan yang lalu, tapi ia tumbuh dengan sangat pesat sehingga dalam waktu yang sangat singkat sudah mampu memberikan kontribusi substansial dan bahkan menumbuhkan kesadaran pada berbagai pihak tentang pentingnya informasi sebagai suatu resource organisasi yang strategis. Sebagai tanggapan terhadap fenomena tersebut, para pakar telah mengembangkan orientasi baru dalam bidang informasi yang dikenal dengan nama “ Sistem Informasi Manajemen” (Information Management System).

Dengan perkataan lain kemampuan manajemen memanfaatkan informasi dalam menjalankan fungsi – fungsi manajerial akan turut menentukan berhasil tidaknya manajemen yang bersangkutan meraih keberhasilan dalam mengelola organisasi yang dipimpinnya. Untuk menunjukkan betapa pentingnya peranan informasi dalam kehidupan modern dewasa ini, dalam buku ini masyarakat yang mengolah informasi secara “tradisonal” dalam arti tidak menggunakan sarana bermuatan teknologi tinggi disebut masyarakat prainformasional. Sebaliknya masyarakat yang mengolah berbagai komponen penanganan informasi dengan memanfaatkan kemajuan dan terobosan teknologi informasi disebut sebagai masyarakat informasional.

Memang benar kebutuhan berbagai jenis oraganisasi akan informasi bukan hal yang baru sama sekali karena sejak dahulu hingga sekarang penanganan suatu sistem informasi dilakukan melalui tujuh tahap, yaitu

1.  Pengumpulan data
2. Klasifikasi data
3. Pengolahan data supaya berubah bentuk, sifat, dan kegunaannya menjadi informasi
4.  Interpretasi informasi 
5. Penyimpanan informasi
6. Penyampaian informasi atau transmisi kepada pengguna dan
7. Penggunaan informasi untuk kepentingan manajemen organisasi

Bahkan dalam era reformasi sekarang ini pun tidak sedikit organisasi terutama yang kecil yang masih mengolah informasi yang dibutuhkannya secara manual atau mekanik. Akan tetapi karena komputer dan perangkat lunak pendukungnya masih murah dan memiliki kemampuan yang makin besar, makin banyak pula organisasi yang melakukan komputerisasi.

Ciri – ciri masyarakat informasional

Bagan Perbandingan masyarakat prainformasional dan masyarakat informasional

No	Ciri	Masyarakat Prainformasional	Masyarakat informasional
(1)	(2)	(3)	(4)
1	Dasar Ilmiah	Paradigma yang berlaku	Kemampuan menggabungkan yang kreatif melimpah
2	Jumlah informasi	Langka	Melimpah
3	Tingkat pertambahan informasi	Linear	Eksponensial
4	Dasar seleksi	Kabur	Tepat
5	Kecepatan transmisi informasi	Lambat	Cepat
6	Lingkup informasi	Sempit	Luas
7	Biaya pengadaan informasi	Mahal	Murah
8	Isi informasi	Stabil	Berubah – ubah
9	Lokasi informasi	Tetap	Mobil
10	Jangkauan terhadap informasi	Terbatas	Terbuka
11	Cara penyampaian informasi	Monomedia	Multimedia
12	Jenis interdependensi	Rendah	Tinggi
13	Variabilitas informasi	Pengalaman langsung	Tidak langsung
14	Unit untuk penanganan informasi	Individu	Mesin/bantuan mesin
15	Struktur pengolahan informasi	Hierarkis	Horizontal
16	Kerangka nilai interprestasi	Monistik	Pluralistik
17	Ukuran teknologi informasi	Besar	Kecil
18	Tingkat kompleksitas sistem informasi	Sederhana	Kompleks
19	Arus informasi	Dari seorang ke banyak orang	Dari banyak orang ke seorang
20	Pemecahan masalah	Lokal	Berdasarkan pendekatan kesisteman
21	Partisipasi sosial dalam pengolahan informasi	Perwakilan (by proxy)	Universal dan langsung
22	Tingkat kerahasiaan	Penuh kerahasiaan	Penetratif
23	Orientasi waktu	Masa lalu	Masa depan

Penjelasan dari bagan :

1.      Dilingkungan masyarakat prainformasional ilmu pengetahuan yang digunakan masih relatif sederhana dan oleh karena itu paradigma ilmiahnya pun sering tampak kaku disertai oleh pendekatan yang simplistik. Sebaliknya, dilingkungan masyarakat yang sudah tergolong informasional instrumen berpikir yang digunakann sudah memanfaatkan teori baru dan perkembangan ilmu pengetahuan yang canggih dan cenderung bersifat spesialistik.

2.      Masyarakat tradisional atau prainformasional menghadapi permaslahan sangat sederhana dibandingkan oleh masyarakat yang sudah maju. Dengan situasi demikian, jumlah informasi yang diperlukannya pun relatif sedikit dibandingkan dengan masyarakat maju yang beraneka ragam permasalahan. Masyarakt maju dapat menciptakan informasi dalam jumlah yang sangat besar dalam waktu yang sangat singkat. Masyarakat yang belum maju menghadapi kelangkaan informasi untuk memecahkan berbagai permasalahan yang dihadapinya. Sebaliknya, masyarakat maju dihadapakan kepada kelimpahan informasi sehingga diperlukan keahlian dan kemahiran untuk memilih informasi apa yang benar–benar diperlukan dalam pemecahan berbagai masalah.

3.      Diatas sudah dijelakan bahwa masyarakat yang belum maju informasi bertambah dengan lambat berdasarkan rumus linear, tetapi sebaliknya informasi dimasyakat sudah maju berdasarkan rumus eksponensial. Tentunya sangat mudah untuk membayangkan bahwa pertambahan informasi yang bersifat eksponensial di masyarakat maju adalah berkat kemampua alat – alat pengolahan informasi yang makin tinggi dan canggih.

4.      Dengan menggunakan paradigma secara kaku dibantu oleh intuisi, masyarakat yang belum maju untuk menyeleksi jenis – jenis informasi yang digunakannya sering tidak jelas atau kabur. Sebaliknya masyarakat maju disamping paradigma menggunakan pendekatan penggabungan yang kreatif, juga menggunakan paradigma ilmiah yang memungkinkan pemilihan informasi dilakukan dengan tepat, bebas dari selera, dan subjektivitas pengambil keputusan kunci.

5.      Penyampaian informasi dilingkungan masyarakat yang belum maju dapat berjalan lambat mekanisme penyampaiannya sederhana dengan kapasitas transmisi yang rendah. Berbeda halnya dengan masyarakat modern yang sudah menggunakan alat–alat teknologi tinggi dan canggih dengan kecepatan yang sangat tinggi.

6.      Karena berbagai keputusan yang diambil oleh masyarakat yang belum maju relatif sederhana pendekatan pemecahan masalah yang umum digunakan ialah pendekatan parsial atau inkremental. Dengan perkataan lain, permasalahan yang timbul dipecahkan satu per satu. Sebaliknya masyarakat maju biasanya dihadapkan kepada bebarapa permasalahan sekaligus yang timbul secara simultan sehingga bentuk informasi yang dibutuhkan pun beraneka ragam, jenisnya banyak, jumlahnya besar, dan lingkupnya pun luas. Oleh karena itu diperlukan cara pemecahan yang integralistik, komprehensif, dan holistik.

7.      Biaya yang harus dikeluarkan oleh suatu organisasi yang masih berada pada tahap prainformasional biasanya tinggi. Meskipun jumlah informasi yang diolah tidak banyak, tapi sarana pengolahannya, disamping harganya mahal, juga tidak mampu bekerja dengan kecepatan tinggi. Sebaliknya masyarakat informasional, biaya pengolahan informasi menjadi lebih murah meskipun jumlah informasi yang diolah berjumlah besar. Alasannya karena kecanggihan perangkat keras dan perangkat lunak. Ada empat hal mengapa penanganan informasi dalam era modern relatif makin murah ialah :

a.       Tersediannya berbagai alternatif pilihan sarana pengolahan data.

b.   Tenaga kerja pengolah informasi sangat kurang sehingga biaya untuk membayar imbalan mereka dapat ditekan.

c.    Dukungan berbagai jenis perangkat lunak sehingga informasi yang dihasilkan benar – benar “siap pakai” dan

d.      Tingkat akurasi penyelesaian pengolahan sangat tinggi sehingga tidak diperlukan pengolahan ulang.

8.   Telah umum diketahui bahwa masyarakat prainformasional berkembang dengan lamban, permasalahan yang dihadapinya relatif tidak rumit, dan sering bersifat repetitif sehingga isi informasi yang dibutuhkan tidak sering mengalami perubahan. Sebaliknya salah satu fenomena yang terlihat dalam masyarakat modern ialah sering terjadinya perubahan yang berlangsung dengan cepat.

9.      Salah satu ciri masyarakat yang belum maju ialah tingkat mobilitasnya yang rendah, baik dalam arti fisik maupun dalam arti status sosialnya. Pengambil keputusan kunci di lingkungan masyarakat tersebut pada umumnya tetap sama, yaitu mereka yang dipandang sebagai tokoh masyarakat tidak mnduduki jabatan formal akan tetapi diakui sebagai pimpinan informal. Sebaliknya dalam masyarakat yang sudah maju, yang sudah sudah mencapai tahap sebagai masyarakat informasional, mobilitas fisik dan sosial para warga biasanya tinggi. Akibatnya arus informasi bergerak denagn kecepatan tinggi mengikuti mobilitas manusia yang terdapat di dalamnya.

10.  Dalam lingkungan masyarakat prainformasional, jangkauan informasi masih terbatas karena bentuk dan sifat keputusan yang diambil memerlukan dukungan informasi yang bersifat terbatas pula. Sebaliknya dalam lingkungan masyarakat maju, jangkauan informasi menjadi terbuka dan tanpa batas. Ada dua alasan kuat sebagai penyebabnya :

a.   Bentuk dan jenis permasalah yang harus dicari jalan keluarnya sangat bervariasi dan informasi pendukungnya pun harus sesuai dengan keputusan yang akan diambil dan

b. Perubahan yang sering terjadi dengan sangat cepat menuntut tersedianya informasi yang memungkinkan pendekatan proaktif untuk menghindari situasi “dadakan” karena perubahan selalu mengandung ketidakpastian.

11.  Dalam masyarakat prainformasional jumlah dan jenis informasi yang diperlukan pada umumnya relatif sedikit dan oleh karena itu sarana penyampaiannya pun sudah cukup dengan menggunakan medium tunggal atau monomedia dan bahkan sering bersifat lisan. Sebaliknya dalam masyarakat informasional terdapat empat hal yang membedakannya dari masyarakat prainformasional, yaitu:

a.  makin tingginya kesadaran banyak pihak terutama para pengambil keputusan strategis tentang pentingnya peranan informasi.

b.      Volume dan jenis informasi yang dibutuhkan semakin besar dan beraneka ragam

c.       Perkembangan teknologi informasi yang sangat pesat

d.  Penggunaan multimedia dalam penyampaian informasi dari sumber informasi kepada pengguna informasi

12.  Bahwa masyarakat tradisional terdiri dari kelompok – kelompok yang relatif self-containing dalam arti:

a.       Terdiri dari para warga yang masih mempunyai pertalian darah

b.      Menganut sistem “keluarga besar” atau extended family system

c.       Terikat kuat pada tradisi dan norma – norma budaya yang bersifat komunalistik

d.      Menekuni jenis – jenis profesi tertentu untuk mencari nafkah seperti menjadi petani, pedagang dll

e.       Relatif tertutup terhadap pengaruh dari luar

Berbeda dengan masyarakat maju. Kenyataan menunjukkan bahwa karena berbagai faktor, masyarakat modern semakin terbuka, cenderung manganut sistem keluarga yang “longgar” dalam arti bahwa yang berlaku ialah nucleus family system (sistem keluarga inti) tradisi dan norma – norma yang dianut sudah “tercampur” dengan norma – norma yang datang dari luar, para anggota masyarakat terlibat dalam aneka ragam profesi dan berinteraksi dengan banyak pihak luar kelompok/masyarakat.

13.  Satu ciri masyarakat yang belum maju ialah bahwa hubungan antar manusia pada umumnya terjadi secara langsung dan menggunakan bahasa lisan. Informasi pun disampaiakan oleh satu pihak kepada pihak lain dengan cara yang sama. Sebaliknya, dalam lingkungan masyarakat yang sudah maju makin banyak hubungan antar manusia yang terjadi secara tidak langsung dan menggunakan berbagai media untuk penciptaan dan pemeliharaan hubungan tersebut.

14.  Cara penanganan informasi jelas berbeda antara masyarakat yang belum maju dibandingkan dengan masyarakat yang sudah maju. Pada umumnya di lingkungan masyarakat yang belum menggunakan teknologi informasi yang canggih penanganan informasi dilakukan oleh tenaga manusia, secara manual. Sebaliknya masyarakat yang sudah maju penanganan informasi dilakukan dengan menggunakan mesin – mesin pengolah informasi.

15.  Masyarakat tradisional mengakui adanya stratifikasi kekuasaan dalam masyarakat. Stratifikasi tersebut ternyata menampakkan diri pula pada pengolahan informasi. Sebaliknya dilingkungan masyarakat yang sudah maju, meskipun stratifikasi kekuasaan tetap ada seperti tercermin pada berbagai organisasi yang strukturnya piramidal pentingnya interaksi, interrelasi, dan interdependensi anatara satu komponen organisasi dengan komponen lainnya makin menonjol karena disadari bahwa tercapai tidaknya tujuan dan berbagai sasaran organisasi pada analisis terakhir ditentukan oleh sifat, jenis, dan intensitas hubungan yang diciptakan, dibina, dan dipelihara.

16.  Dalam masyarakat tradisional pengambilan keputusan biasanya pada akhirnya dilakukan secara terpusat yaitu oleh seseorang yang diakui menjadi pimpinan tertinggi di masyarakat. Sebaliknya masyarakat informasional sebagai akibat proses demokratisasi dan pemberdayaan para anggota organisasi didukung oleh teknologi informasi yang makin canggih, pola pengambilan keputusan bergeser dari pendekatan yang setralistik ke pendekatan yang desentralistik karena makin banyak pihak dan orang yang dilibatkan dalam proses pengambilan keputusan.

17.  Semua orang yang berkecimpung dalam dunia informasi mengetahui bahwa komputer generasi pertama adalah alat yang bulky dalam arti ukurannya yang besar, bagian – bagiannya dihubungkan oleh kabel yang panjang dan memerlukan ruang penempatan yang luas.

18.  Telah umum diketahui bahwa makin maju suatu masyarakat, makin dinamis pula masyarakat tersebut. Dan sistem informasi yang diperlukan pun makin kompleks, berbeda dengan masyarakat prainformasional yang sistem informasinya relatif sederhana.

19.  Dilingkungan masyarakat prainformasional arus informasi mengalir dari seorang kepada banyak orang, yaitu dari pimpinan di masyarakat disebarluaskan kepada para anggotanya. Sebaliknya dilingkungan masyarakat informasional sebagai salah satu akibat desentralisasi pengolahan informasi “arus” informasi mengalir dari para pengambil keputusan pada eselon yang lebih rendah kepada pimpinan puncak yang pada gilirannya memungkinkan pimpinan puncak tersebut memantau.

20.  Misalnya dengan menggunakan teknik ilmiah dalam pemecahan masalah dengan mengambil langkah – langkah :

a.       Mendefinisikan hakikat secara tepat sehingga seluk beluknya dikenali dengan jelas

b.      Mengumpulkan data yang relevan

c.     Mengolah data sedemikian rupa sehingga memberi petunjuk tentang berbagai alternatif yang mungkin ditempuh

d.      Analisis setiap alternatif untuk memahami keunggulan dan kelemahannya

e.       Mengambil keputusan tentang dan menjatuhkan pilihan pada alternatif yang tamoaknya terbaik

f.       Pelaksanaan keputusan yang diambil dan

g.      Menilai pelaksanaan keputusan, apakah berhasil memecahkan masalah yang dihadapi atau tidak

21.  Di masyarakat yang belum maju tingkat kepedulian itu pada umumnya rendah karena para warga masyarakat “menyerahkannya” kepada orang – orang yang dipandang sebagai tokoh masyarakat. Sebaliknya dilingkungan masyarakat yang sudah maju, partisipasi sosial dalam pengolahan informasi pada umumnya tinggi yang berarti bersifat universal dan langsung.

22.  Salah satu ciri masyarakat yang belum maju ialah bahwa masyarakat tersebut relatif tertutup. Perkembangan baru dilihatnya dengan oenuh kecurigaan. Kecenderungan menolak perubahan pada umumnya tinggi, masyarakat lebih senang mempertahankan status quo. Berbeda halnya dengan masyarakat informasional anatara lain karena keterbukaannya menjadikan pemilikan informasi menjadi sangat penetratif.

23.  Masyarakat yang maju lebih senang mempertahankan status quo ketimbang menyambut terjadinya perubahan hal tersebut anatara lain menunjukkan bahawa orientasi masyarakat informasional adalah pada masa lalu. Para anggota masyarakat lebih senang “bernostalgia” dengan kejayaan masa lalu yang pernah dialami dan enggan mengambil risiko karena diketahuinya bahwa masa depan mengandung ketidakpastian. Dari pengamatan atas berbagai ciri masyarakat informasional terlihat bahwa masyarakat seperti itu tidak takut menghadapi berbagai tantangan dan risiko yang akan timbul di masa depan.

(1)	(2)	(3)	(4)
16.	Kerangka Nilai Interprestasi	Monistik	Pluralistik
17.	Ukuran Teknologi Informasi	Besar	Kecil
18.	Tingkat Kompleksitas Sistem Informasi	Sederhana	Kompleks
19.	Arus Informasi	Dari seorang ke banyak orang	Dari banyak orang ke seorang
20.	Pemecahan Masalah	Lokal	Berdasarkan pendekatan kesisteman
21.	Partisipasi Sosial dalam Pengolahan Informasi	Perwakilan(by proxy)	Universal dan langsung
22.	Tingkat Kerahasiaan	Penuh kerahasiaan	Penetrative
23.	Orientasi Waktu	Masa lalu	Masa depan

Penjelasan tentang bagan di atas :

1.      Di lingkungan masyarakat pra informasional ilmu pengetahuan yang digunakan sebagai dasar berpikir masih relative sederhana , paradigm ilmiahnya pun kaku disertai pendekatan simplistic. Sedangkan masyarakat informasional, dasar berpikir menggunakan toeri baru dan perkembangan ilmu pengetahuan yang canggih dan bersifat spesialistik.

2.      Masyarakat prainformasional menghadapi permasalahan yang relative sederhana, jumlah informasi yamg diperlukan relative sedikit. Alat yang tersedia untuk menciptakan dan mengolah informasi masih sangat terbatas. Sebaliknya di masyarakat informasional berkat perkembangan teknologi informasi yang pesat baik dalam arti perangkat keras dan lunak masyarakat informasional dapat menciptakan informasi dalam jumlah yang besar dalam waktu yang singkat.

3.      Di kalangan masyarakat yang belum maju informasi bertambah dengan lambat berdasarkan rumus linear sedangkan masyarakat maju bertambah sangat cepat berdasarkan rumus eksponensial.

4.      Dengan paradigm secara kaku dibantu intuisi, dasar yang digunakan oleh masyarakat yang belum maju untuk menyeleksi jenis-jenis informasi yang dibutuhkan sering tidak jelas yang sifatnya subyektif. Sebalinya yang terjadi di masyarakat maju paradigm menggunakan pendekatan penggabungan yang kreatif.

5.      Penyampaian informasi di lingkungan masyarakat belum maju berjalan lambat karena sarana dan mekanisme penyampaiannya sederhana dengan kapasitas rendah. Masyarakat modern sudah menggunakan alat-alat teknologi tinggi dan canggih dengan kecepatan tinggi.

6.      Keputusan yang diambil oleh masyarakan belum maju relative sederhana maka bentuk, jenis, jumlah, dan lingkup informasi yang dibutuhkan pun masih sederhana. Masyarakat maju biasanya dihadapkankepada permasalahan yang timbul secara simultan sehingga bentuk informasi yang dibutuhkan pun beraneka ragam, jenisnya banyak, jumlahnya besar, dan lingkupnya luas.

7.      Biaya yang harus dikeluarkan oleh suatu organisasi yang masih berada pada pra informasional biasanya tinggi, itu pun masih disertai oleh kemungkinan terjadinya kesalahan dalam proses pengolahan sehingga hasilnya tidak berupa informasi siap pakai. Sebaliknya, biaya pada informasional lebih murah meskipun jumlah informasi yang diolah berjumlah besar, hal ini dikarenakan kecanggihan perangkat keras dan lunak.

8.      Masyarakat prainformasional berkembang dengan lamban, permasalahaan yang dihadapi nya tidak rumit, dan sering bersifat repetitive sehingga isi informasi yang dibutuhkan tidak sering terjadinya perubahan yang berlangsung dengan cepat. Ternyata makin maju suatu masyarakat, makin tinggi pula dinamika tersebut.

Kesemuanya itu bermuara pada perubahan dibidang politik. Perbahan pun terjadi dibidang ekonomi. Berdasarkan pengalaman masyarakat maju mennjukan proses demokrasi dibidang politik ‘’menular’’ pula ke bidang ekonomi. Hal senada dapat dikatakan tentang bidang sosial budaya. Sering terdengar bahwa dunia dewasa merupakan suat ‘’desa global’’. Mobilitas manusia menjadi sangat tinggi gilirannya membuat semua masyarakat semakin terbka. Betapapn besarnya hasrat suatu masyarakat bangsa ntuk melestarikan nilai-nlai sosial budaya yang dianutnya, dampak yang datang dari luar itu mau tidak mau harus diperhitngkan dan ditanggapi secara prodktif. Salah satu tolak ukur kemajuan yang telah dicapai oleh suatu masyarakat adalah tingkat penddikan formal yang telah dinikmati oleh warganya.

9. salah sat cirinya masyarakat yang belm maju ialah tingkat mobilitasnya yang rendah, baik dalam arti fisik maupun arti status sosialnya. Oleh karena itu warga masyarakat yang berperan sebagai pengambil keputusan. Sebaliknya dalam masyarakat yang sdah maj, yang sudah mencapai tahap sebagai masyarakat informasional, mobilitas fisik dan sosial para warga biasana tinggi.

10. berkaitan erat dengan mobilitas yang telah disinggng dimuka, terdapat pula perbedaan dalam hal jangkaan informasi antara masyarakat prainformasional, jangkaan informasi masih terbatas. Adapun alasan kat sebagai penyebabnya, yaitu: a) bentuk dan jenis permasalahan yang harus dicari jalan keluarnya b)perubahan yang sering terjadi .

11. cara penyampaian informasi dari satu pihak ke pihak yang lain barang tent ditentkan oleh volme informasi tersebut, dan dengan demikian menetukan ‘’muatan’’ teknologi yang tepat untuk digunakan. Empat hal yang membedakanya dari masyarakat pranformasional, yaitu: a) makin tinggi kesadaran banyak pihak-terutama para pengambilan keputusan strategi tentang banyak pihak b) volume dan jenis informasi yang dibutuhkan semakin besar dan beraneka ragam c) perkembangan teknologi informasi yang sangat pesat dan d) penggnaan multimedia dalam menyampaikan informasi dari smber informasi kepada pengguna informasi.

12. telah umum diakui dan diketahui bahwa masyarakat tradisional terdiri dari kelompok-kelompok yang relatif self-containing dalam arti: a) para warga masih mempunyai pertalian darah, b) mengant sistem “keluar besar” c) terkait kuat pada tradisi dan norma budaya bersifat komunalistik d) menekuni jenis-jenis profesi dan e) relatif tertutup dari pengaruh luar. Kenyataan menunjukan bahwa karena berbagai fakktor masyarakat modern semakin terbuka, cenderung menganut sistem keluarga yang “longgar” dalam arti bahwa yang berlaku ialah nucleus family tradisi dan norma yang dant sudah “tercampur” dengan norma yang datang dari luar. Salah satu konsekuensinya ialah interdependensi dalam penggunaan berbagai jenis informasi yang dimilik.

13. salah satu ciri masyarakat yang belum maju ialah bahwa hubungan antara manusia pada umunya terjadi secara langsung dan menggunakan bahasa.A

20. jika para pakar menekankan bahwa suatu sistem informasi baru punyaarti operasional dalam    kehidupan suatu organisasi jika sistem tersebut mendukung proses pengambilan keputusan.

a.       Mendefinisikan hakikat permasalahan secara tepat sehingga seluk-beluknya dikenali dengan jelas;

b.      Mengumpulkan data yang relevan;

c.    Mengolah data sedemikian rupa sehingga memberi petunjuk tenttang berbagai alternatif yang mungkin ditemouh;

d.      Analisis setiap alternatif untuk memahami keunggulan dan kelemahannya;

e.       Mengambil keputusan tentang danmenjatuhkan pilihan pada alternatif yang tampaknya terbaik;

f.       Pelaksanaan keputusan yang diambil; dan

g.      Menilaipelaksanaan keputusan, apakah berhasil memecahkan masalah yang dihadapi atau tidak.

21. sesungguhnya, dalam kegiatan pengolahan informasi, semua warga masyarakat atau anggota suatu organisasi harus turut berpartisipasi.

22. salah satu ciri masyarakat yang belum maju ialah bahwa masyarakat tersebut relatif tertutup.

23. di atas telah dikatakan bahwa masyarakat yang belum maju lebih senang memertahankan status quo ketimbang menyambut terjadinya perubahan, hal tersebut antara lain menunjukan bahwa orientasi masyarakat pra-informasional adalahpada masa lalu.

      Pembahasan di atas menunjukan dengan jelas bahwa di masa depan, peranan informasi sebagai salah satu sumber daya organisasi akan semakin penting. Oleh karena itu, salah satu tuntutan yang akan dihadapi oleh semua jenis organisasi di masa depan ialah penangannya yang semakin efektif karenahanya dengan demikianlah dukungannya kepada organissi akan semakin nyata.

TAHAP-TAHAP PENANGANAN INFORMASI

    Sesungguhnya, makin pentingnya pernan informasi dalam pengelolaan suatu organisasi dalam lingkungan masyarakat informasional merupakan “produk” sebab akibat. Faktor pemicunya ialah makin majunya masyarakat karena berbagai faktor seperti pendidikan, demokratisasi politik, pembangunan ekonomi yang membawa serta berbagai macam permasalahan yang bentuk, jenis, dan intensitasnya berbeda dari masa-masa sebelumnya. Akibatnya antara lain ialah respons yang diberikan olehpara pakar, ilmuwan, dan ahli teknologi yang berupaya untuk meciptakan berbagai instrumen baru untuk memecahkan berbagai permasalahan baru tersebut karena instrumen lama dirasakan dan bahkan ternyata tidak ampuh lagi. Hasilnya ialah terobosan di bidang teknologi informasi, baik dalam arti perangkat kerasnya, perangkat lunaknya, dan “perangkat otak”-nya (barinware-nya).  

Perkembangan tersebut memungkinkan ditempuhnya delapan penting dalam penanganan informasi, yaitu:

1.      Penciptaan informasi,

2.      Pemeliharaan saluran informasi,

3.      Transmisi informasi,

4.      Penerimaan informasi,

5.      Penyimpanan informasi,

6.      Penelusuran informasi,

7.      Penggunaan informasi, dan

8.      Penilaian kritis dan umpan balik.

Penciptaan Informasi

Teori informatika menekankan bahwa agar mampu memberikan dukungannya kepada proses pengambilan keputusan manajerial dan agar aplikasinya tepat, informasi yang dibutuhkan oleh suatu organisasi harus memenuhi syarat kelengkapan, kemutahkiran, kehandalan, terolah dengan baik, tersimpan dengan rapi, dan mudah ditelusuri dari tempat penyimpanannya apabila diperlukan. Persyaratan tersebut akan terpenuhi jika informasi yang merupakan bahan baku untuk informasi digali dari sumber-sumber yang tepat dan dengan mutu yaang tinggi.

Pemeliharaan Saluran Informasi

Perkembangan pesat yang telah terjadi dalam era informasi dewasa ini ialah terjadinya “perkawinan” antara teknologi komunikasi dan teknologi informasi. Akibatnya semakin banyak saluran penyampaian informasi dari satu pihak ke pihak lain, misalnya dari sumber informasi kepada penggunanya (saluran multimedia). Baik secara eksternal maupun internal, saluran tersebut dapat berupa: saluran komunikasi lisan, saluran komunikasi tertulis, komputer dalam satuan kerja pada organisasi on-line dengan computer utama (mainframe), saluran telepon, teleks, facsimile, dan e-mail.

Tapi tidak semua organisasi mutlak menggunakan saluran tersebut, karena banyak tergantung pada banyak faktor seperti jarak, lokasi, persyaratan kecepatan penyampaian informasi, dllyang jelas bahwa berbagai saluran tersebut tersedia dan pemilikannya pun dewasa ini tidak memerlukan biaya yang besar.

Seleksi dan Tranmisi Informasi

            Tidak semua satuan kerja dan semua orang yang terdapat dalam suatu organisasi memerlukan informasi yang sama. Dengan kata lain, informasi yang dimiliki oleh perusahaan perlu diseleksi oleh si pemakai informasi tersebut. Berarti mengetahui informasi apa yang dikirim kepada siapa dan untuk kepentingan apa menjadi sangat penting.

Penerimaan Informasi Secara Selektif

Penerima informasi perlu memiliki kemampuan untuk melakukan seleksi. Kemampuan pengguna untuk melakukan seleksi penting supaya: (a) hanya informasi yang relevan dangan visi, misi, dan tugas yang diambilnya, (b) biaya tranmisi dapat ditekan serendah mungkin, (c) pengguna tidak memikul beban pemeliharaan yang sesungguhnya tidak diperlukan.

Salah satu cara yang umum digunakan dalam kaitan ini adalah menciptakan data induk (database) dimana semua jenis informasi yng diperkiraka akan dibutuhkan oleh semua kompponen perusahaan disimpan dan dipelihara.

Penyimpanan Informasi

       Kegiatan penyimpanan informasi sangat penting karena pengalaman menunjukkan bahwa semua informasi yang dimiliki digunkana dengan segera. Oleh karena itu dengan perkembangan teknologi informasi sekarang ini terdapat berbagai alat penyimpanan informasi yang dpat digunakan seperti sistem kartu, tape, microfilm, hard disk, floppy disk, dsb. Salah atu manfaat dari berbagai alat penyimpanan informasi dengan syarat teknologi ialah menghemat biaya dan tempat, serta keamanan informasi pun lebih terjamin.

Penggunaan Informasi

     Pada masa modern ini, informasi sudah menyentuh seluruh segi kehidupan dan penghidupan baik pada tingkat individual, kelompok, dan organisasi. Pada tingkat individu misalnya informasi yang dibutuhkan tentang pendidikan, kesehatan, situasi pasar berbagai produk yang diperlukan untuk memuaskan kebutuhan. Berbagai kelompok di masyarakat, mulai dari rumah tangga dan kelompok lainnya memerlukan informasi untuk berbagai kepentingan. Sama halnya dengan organisasi yang bergerak di segala bidang.

Penilaian Kritis dan Sistem Umpan Balik

    Agar penilaian yang dilakukan mencapai sasaran, diperlukan serangkaian standar penilaian. Sasaran penilaian antara lain:

a.       Validitas informasi yan diterima,

b.      Signifikansi informasi tersebut,

c.       Kegunaan spesifikasinya, termasuk mendukung proses pengambilan keputusan,

d.      Hubungan informasi tersebut dengan informasi lain.

PENGARUH KEPEMIMPINAN TERHADAP SISTEM INFORMASI

          Kepemimpinan merupakan suatu manajemen. Dalam Memainkan peranan informasional tersebut pemimpin organisai dapat bertindak selaku :

1.      Pencipta system informasi;

2.      Penerima informasi;

3.      Penyalur informasi;

4.      Pemakai informasi; dan

5.      Penilai informasi.

      Dalam berbagai peranan tersebut jelas terlihat bahwa kepemimpinan dalam organisasi mempunyai pengaruh yang luas. Beberapa contoh berikut ini menunjkan peranan tersebut:

1.    Pemimpin organisasi memahami, mungkin lebih dari siapapun dalam organisasi, bahwa penguasaan dan pemilikan sarana komunikasi sangat menentukan peranan informasi dalam kehidupan organisasi.

2.    Pemimpin organisasi sangat memiliki berbagai informasi tentang organisasi dan tentang lingkungan yang turut menentukan keberhasilan organisasi mencapai tujuan dan berbagai sasarannya yang tidak dimiliki oleh orang lain dalam organisasi yang bersangkutan.

3.   Pemimpin organisasi menentukan filsafat organisasi untuk dijalankan oleh bawahan mereka, termasuk sistem informasi yang diciptakan, dipelihara, dan digunakan.

4.      Pimpinan organisasilah yang menentukan informasi apa yang disampaikan kepada siapa yang biasanya disertai petunuk penggunaan yang harus dikaitkan bukan hanya dengan tujuan dan berbagai sasaran yang ingin dicapai, akan tetapi juga dalam rangka peningkatan kinerja organisasi berdasarkan prinsip-prinsip efisiensi, efektivitas, dan produktivitas kerja.

5.     Pemimpin organisasi merupakan sasaran pengiriman informasi oleh orang lain baik di dalam maupun di luar organisasi dan para pemimpin itu pulalah yang berperan dalam sumer informasi yang diperlukan oleh orang lain dalam berbagai bentuk mempunyai kepentingan terhadap keberhasilan organisasi.

6. Karena peranan informasionalnyalah, pemimpin organisasi mempengaruhi penciptaan sistem informasi dan cakupan penyebarannya.

7.      Pemimpin organisasi manggunakan informasi untuk memperngaruhi opini orang lain tentang organisasi yang dipimpinnya dengan berbagai cara, tergantung pada siapa yang ingin dipengaruhi dan apa tujuannya.

Pemimpin organisasi mau tidak perlu terlihat dalam pengaman informasi. Dilihat dari “kacamata” kepemimpinan dua sisi yang menonjol ialah peran pemimpin dalam penerimaan dan transmisi informasi dalam satu pihak serta pengambilan keputusan untuk ditindaklanjuti oleh para bawahannya di pihak lain.

   Selain memahami pengaruh kepemimpinan tehaap informasi dalam organisasi, keterlibatan pimpinan dalam penciptaan, pemeliharaan, dan penggunaan informasi juga sangat penting meskipun keterlibatan tersebut tidak selalu berarti melaksanakan sendiri berbagai kegiatan tersebut. Langkah-langkah yang biasanya ditempuh dalam penciptaan, pemeliharaan, dan penggunaan sistem informasi ialah :

1.      Penelitian dasar yang bersifat ilmiah;

2.      Eksperimentasi atau percobaan laboratorium;

3.      Pengembangan;

4.      Pelatihan untuk aplikasi;

5.      Penggunaan; dan

6.      Umpan balik.

Penelitian Dasar

Tidak dapat disangkal bahwa perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi yang pesat merupakan “produk” kegiatan penelitian, baik yang bersifat penelitian murni/dasar maupun penelitian terapan. Masyarakat informasional merupakan masyarakat yang sadar benar pentingnya penelitian. Kesadaran tersebut terlihat pada tiga hal utama, yaitu: (a) kesediaan berbagai organisasi di masyarakat, di dalam dan di luar organisasi pemerintahan, menyediakan dana yang besar untuk penelitian, (b) kegiatan penelitian yang sudah ada, dan (c) penyebarluasan hasil penilitian melalui berbagai cara. Biasanya, penelitian dimaksudkan untuk:

1.      Mencari teori ilmiah yang baru;

2.      Mencari dan menemukan inovasi baru;

3.      Mengkaji ulang kebenaran dan aplikabilitas teori lama; dan

4.      Mencari dan menemukan cara kerja baru.

Agar informasi yang diciptakan dapat digunakan untuk menunjang, kegiatan manajerial, perlu dilakukan kedua jenis penelitian tersebut. Penelitian dasar perlu dilakukan untuk menggali hal-hal baru yang bersifat khas dan asli. Sebaliknya penelitian terapan diperlukan untuk mengkaji atau menguji berlaku tidaknya temuan-temuan oleh orang atau pakar lain. Pengkajian sangat penting karena hasil penelitian terapan hanya dapat digunakan oleh orang atau masyarakat lain dengan pendekatan adaptif mengingat bahwa hasil penelitian tersebut tidak bebas nilai.

Eksperimen Laboratorium

Hasil-hasil yang ditemukan oleh penelitian tidak begitu saja dapat dikembangkan dan disebarluaskan. Percobaan-percobaan laboratorium perlu dilakukan. Salah satunya ialah uji coba proyek. Jika uji coba membuahkan hasil yang diharapkan, maka hasil penelitian tersebut mempunyai nilai-nilai positif bagi pemakainya.

Pengembangan

Pengembangan dalam kaitan ini ialah seluruh upaya “produksi” informasi sedemikan rupa sehingga dapat menyediakan informasi yang memenuhi kebutuhan organisasi, baik secara kualitatif maupun kuantitatif.

Pelatihan untuk Aplikasi

Nilai positif dari informasi bagi masyarakat, teruji dapat tidaknya informasi menunjang segala upaya organisasi untuk mencapai tujuan. Naif apabila diasumsikan bahwa hasil uji coba akan serta merta diterima para calon pemakai. Oleh karena itu, pada para calon pemakai perlu diberikan pelatihan karena ada 2 alasan. Alasan pertama, agar mereka memahami bahwa sistem informasi yang baru lebih baik dari sistem informasi yang lama. Alasan kedua, memberikan mereka keterampilan untuk mengaplikasikannya dengan tepat.

Pentingnya pelatihan tersebut menjadi lebih jelas apabila diingat bahwa penggunaan suatu cara baru memerlukan perubahan sikap dan mental. Suatu program yang efektif dapat menghilangkan ketakutan dan keraguan tersebut.

Penggunaan

Berhasil atau tidaknya penggunaan sistem informasi yang baru tergantung pada lima hal, yaitu:

a.   Efektif tidaknya komunikasi yang terjadi antara para inovator dengan para pemakai sistem informasi baru.

b. Mantap tidaknya persiapan yang dilakukan untuk menggunakan sistem baru yang akan diterapkan.

c.   Ada tidaknya pedoman aplikasi berupa manual yang disusun sedemikian rupa sehingga mudah dipahami.

d. Kesediaan pemakai untuk melakukan berbagai penyusunan baik dalam sikap, etos kerja, disiplin kerja dan cara kerja yang berbeda dengan yang lain.

e.  Ada tidaknya usaha penyempurnaan yang dilakukan secara berkesinambungan pada sistem baru.

Umpan Balik

Keberhasilan penggunaan sistem baru tergantung pada usaha penyempurnaan yang berkelanjutan, salah satunya adalah menciptakan sistem umpan balik untuk menyampaikan masukan pemakai kepada berbagai pihak seperti:

1.    Kelompok manajemen dalam organisasi.

2.    Para peneliti yang berperan selaku inovator.

3.    Pimpinan laboratorium di mana uji coba pernah dilakukan.

4.    Penanggung jawab kegiatan pelatihan.

Masukan tersebut sangat diperlukan guna menjamin bahwa sistem informasi baru itu benar-benar meningkatkan efisiensi, efektifitas, dan produktivitas organisasi sebagai keseluruhan.